Jak myślisz, gdyby nagle szef w pracy powiedział, że od dzisiaj pracujesz 6 godzin, ale zakres Twoich obowiązków się nie zmienia, co byś pomyślała ? Że zwariował, że nie dasz rady, w końcu, że nie będziesz mieć czasu. Jak to jest naprawdę. Czy na pewno nie dałabyś rady ? Czy wykorzystujesz swój czas naprawdę efektywnie ?
Pamiętaj, to co robisz, jest nieskończenie ważniejsze od tego, jak robisz. Wydajność jest ważna, ale tylko wtedy, jeśli odnosi się do właściwych rzeczy.
Ok, więc jak być wydajnym, jak mieć więcej czasu ?
1. Złodzieje czasu,
czyli jak się pozbyć nawyków, które marnują nasz czas.
Zadaj sobie dwa ważne pytania:
* Co robię zazwyczaj, w momecie, gdy powinnam zająć się właściwą pracą ? Bądź naprawdę ze sobą szczera, czy nie jest tak, że zanim zaczniesz wypełniać dzienniki, projekty lub inne zajęcia w Twojej pracy, włączasz Facebooka lub przeglądasz wiadomości na Onecie ? Mówisz sobie, to tylko chwilka, po czym mija godzina ?* Gdyby ktoś pozwolił Ci pracować tylko dwie godziny dziennie, które czynności wykonałabyś najpierw, żeby pod wieczór czuć satysfakcję i poczucie wypełnionych obowiązków ? Zastanów się nad nimi i to od nich zacznij swoj dzień ? Jeśli są to naprawde ważne rzeczy, wszystko inne może poczekać.
2. Grupuj zadania podobne.
Odbieranie i odpisywanie na maile. Dla mnie osobiście była to zmora. Każdorazowo dźwięk przychodzącej wiadomości wywoływał u mnie reakcję łańcuchową. Od razu czytałam i odpisywałam na maila. No dobrze, ale co zrobić i jak się rozprawić z mailami, żeby mieć więcej czasu ? Zaplanuj sobie, że maile odbierasz dwa lub trzy razy dziennie. Konkretne godziny. Nic się nie stanie, jak ktoś poczeka trzy godziny na odpowiedź. Możesz też ustawić automatyczną odpowiedź do nadawcy maila, że jeśli jest jakaś pilna sprawa, prosisz o kontakt telefoniczny. Koniecznie wycisz dźwięk sygnalizujący przyjście maila.Jeśli pracujesz, nie odbieraj prywatnych telefonów, nie pozwalaj sobie na ploteczki. Tak marnujesz swój cenny czas. Wykonaj telefon do przyjaciółki jak będziesz wracała z pracy lub będziesz na spacerze.
Jeśli Twoja praca wymaga spotkań, staraj się o ile to możliwe umawiać z kilkoma klientami jednego dnia, jedno spotkanie za drugim, w tym samym lub podobnym miejscu, byś nie traciła czasu na przemieszczanie się.
Skup się na zadaniu, które masz przed sobą i wykonaj je do końca. Jeśli już coś zaczęłaś, to skończ. Nie pozwól by coś Ciebie rozpraszało, coś Tobie przeszkadzało. Wytłumacz koleżankom w pracy, że chcesz to zrobić i będziesz zajęta przez np. godzinę i prosisz, by nie przeszkadzać.
3. Bądź asertywna, nie bierz na siebie obowiązków innych osób.
Musisz szanować swój czas. Bardzo często trudno nam odmówić, by nie wyjść na egoistów, lub ludzi bez serca, np. gdy słyszymy słowa, że „tylko na Ciebie mogę liczyć”. Każdy z nas jest dorosły, każdy z nas szanuje swój czas i potrafi wykonać każdy obowiązek. Jeśli Ty nie będziesz szanowała siebie i swojego czasu, nie licz na to, że będą to robić inni, szybciutko znajdzie się ktoś, kto wiecznie będzie potrzebował Twojej pomocy
Jeśli odmawiasz, musisz być stanowcza i odnosić Cię z szacunkiem. „Rozumiem, że nie potrafisz tego zrobić, ale nie pomogę teraz Tobie. Przychodzisz w złym czasie, muszę skończyć swoją pracę” , jesli możesz lub chcesz możesz dodać : ” Przyjdź do mnie z tym później, lub jutro. Pomogę Tobie”.
4. Odpuść nadmiar informacji.
Zrób eksperyment. Przez kilka dni nie czytaj Onet, Pudelek czy innego portalu z wiadomościami, który czytasz zazwyczaj. Postaraj się nie oglądać wiadomości kilka razy dziennie, wciąż słuchając tego samego. Po kilku dniach zobaczysz, że tak naprawdę te wszystkie wiadomości nie są Ci niezbędne do życia ? To tak jak z serialami, jesli nie obejrzysz nawet 10 odcinków i tak będziesz wiedziała o co chodzi. Naucz się wybierać co jest dla Ciebie ważne i co sprawia Tobie przyjemność. Jeśli nie podoba Ci się film w kinie to wyjdź. Jeśli książka, którą czytasz mimo przeczytania połowy wciąż jest nudna, przestań ją czytać. Nie rób niczego na siłę, odzyskuj czas, gdzie możesz. Wyrób w sobie ten nawyk. Szanuj swój cenny czas.
5. Pamiętaj o priorytetach i kalendarzu.
Planowanie to najważniejsza rzecz. Niech Ciebie nie zmyli fakt, iż musisz poświęcić czas na planowanie, na rozpisanie w kalendarzu co masz zrobic. Uwierz mi, to naprawdę potrafi zaoszczędzić czas i super zorganizować dzień.
Zastanów się, przeczytaj tekst raz jeszcze. Zapisz w kalendarzu swój plan dnia na dziś i Twoje postanowienia i wnioski jakie nasunęły się Tobie po przeczytaniu tekstu. Pomyśl, jak mieć więcej czasu ? Co zrobisz już dziś ?
Niech to będzie cudowny dzień ♥
