W większości firm znakomitą większość rzeczy załatwia się na maila, a zwykły kontakt schodzi na dalszy plan.
Ba… jak już ludzie przywykli do wciskania przycisku ‘send’, to często dyskusje zaczynają się tak: „słuchaj… wysłałem Ci wczoraj mailika z… czy mógłbyś na niego odpowiedzieć?", albo: „taaa… zrobię to, tylko wyślij mi przypomnienie na maila". Inne ciekawe zjawisko: ile razy zdarzyło Ci się wysyłać maila do osoby siedzącej w Twoim pokoju?
Co zrobić? Chyba jedynie zaakceptować to, że mail zadomowił się na dobre i że jest ich paskudnie dużo. Dlatego dobrze jest nauczyć się z tym żyć.
Zamiast więc narzekać na to, że mamy "emailizację kontaktów międzyludzkich" chciałbym spojrzeć na to bardziej pragmatycznie. Zakładając, że każdy mail to jakaś "sprawa" do załatwienia, okazuje się, że skrzynka odbiorcza może stać się niezłym poligonem dla Twojej umiejętności podejmowania decyzji.
Cel jest prosty – by efektywnie wykorzystać swój czas – przecież im dłużej ślęczysz nad mailami, tym mniej czasu masz na pozostałe sprawy… często o niebo ważniejsze.
Poniżej kilka na pozór prostych pomysłów, jak można sobie radzić z tą mailową rzeczywistością.
Decyduj natychmiast ‘co zrobić’
Najważniejsze jest to, byś danym mailem zajmował się jeden raz. Czemu?
Dlatego że inny wariant jest zupełnie nieefektywny: patrzysz w skrzynkę, otwierasz maila, czytasz, trochę myślisz i… nie podejmujesz decyzji, tylko z powrotem oznaczasz go ‘do przeczytania’. Gdy później znowu zaglądasz do skrzynki, to ten nieprzeczytany kłuje w oczy… pewnie znowu go otworzysz, przeczytasz i znowu się zastanowisz, co zrobić. Marnotrawstwo czasu.
Na assessmentach menedżerów często przeprowadzany jest test, który nazywa się ‘basket case’: dostajesz długą listę spraw i musisz wykazać się tym, jak sprawnie sobie radzisz z decyzjami. Czy jesteś w stanie ocenić poprawnie ich ważność (priorytet) i podjąć właściwe zadania.
Taki basket case masz na co dzień w swojej skrzynce. Im szybciej opanujesz radzenie sobie z decyzjami, tym lepiej dla Ciebie
Zarządzanie mailami
Są chyba jedynie 4 rzeczy, które możesz zrobić z każdym mailem.
1. Zajmij się sprawą natychmiast
Jeżeli sprawa dotyczy Ciebie, jest prosta i szybka do zrealizowania – od razu to wykonaj. Nie odkładaj na później, bo nawarstwi Ci się tego więcej i poczujesz się przytłoczony. Według GTD (Getting Things Done) takim wyznacznikiem, czy zająć się sprawą teraz, czy ją zaplanować, jest ocena czy ‘da radę’ zrobić to w 2 minuty. Jeśli tak – działaj natychmiast. Jeśli to dłuższe zadanie – zaplanuj je na dogodny dla Ciebie czas.
2. Zaplanuj na później
Gdy wiesz, że nie możesz się zająć danym mailem natychmiast (bo to zadanie na dłużej, nie masz odpowiednich ku temu narzędzi lub informacji, czy też musisz po prostu zaczekać na kogoś/coś -np. aż ktoś wróci z urlopu, aż zostanie zrealizowane zlecenie etc.) – zaplanuj na właściwy czas. W ten sposób od razu się tym zająłeś i sprawa nie obciąża Ci myśli. Przypomnienie o tym wyskoczy we właściwym momencie – wtedy spokojnie będziesz miał wszystko, co potrzebne do tego, by zająć się sprawą i ją zamknąć.
3. Zdeleguj zadanie
Delegowanie w polskiej kulturze kojarzy się raczej ze ‘zrzucaniem roboty na innych’… czyli takim cwaniakowaniem. Jeżeli myślisz podobnie, to zachęcam do przeczytania artykułu o delegowaniu. Nie zawsze jesteś najlepszą osobą do wykonania danego zadania. Może bardziej obrazowy przykład z innej beczki: przecież nie będziesz budował sobie sam domu, tylko zatrudnisz ekipę. A wracając do maila – jeśli są osoby, którym możesz powierzyć dane zadanie, to zrób to.
4. Usuń, skasuj, wyrzuć, zapomnij
Jeżeli mail po krótkim przejrzeniu uznasz za bezwartościowy dla Twojej dalszej egzystencji, to szybko go usuń. Do tej kategorii wpadają wszystkie maile z humorem, spam wszelaki i większość maili, gdzie jesteś w CC, czy też jak kto woli w DW.
Są jeszcze maile z serii ‘trzeba mieć’, czyli coś co może się przydać – np. jakieś informacje ze statusami o projektach etc. Zupełnie Ci to niepotrzebne na co dzień, jednak może zdarzyć się sytuacja, gdzie będziesz potrzebował tu zaglądnąć i do tego się odnieść.
Takie maile od razu przenieś do jakiegoś archiwum lub folderu, do którego nie zaglądasz otwierając skrzynkę. Gdy będziesz potrzebował tych informacji, łatwo je tu znajdziesz. A nie będą przyciągały wzroku przy normalnej pracy.
Szybki dostęp do właściwych informacji
Gdy nie masz pod ręką potrzebnych rzeczy, to często stajesz w miejscu i nie jesteś w stanie zrealizować danego zadania. Jeśli odszukanie właściwego maila to droga przez mękę, to prawdopodobnie machniesz ręką, maila prawdopodobnie oznaczysz jako nieprzeczytanego i dopiszesz sobie w głowie do listy spraw na później, która oczywiście rośnie i rośnie i coraz bardziej stresuje.
Szybkie znalezienie tego, co potrzebujesz, ułatwi Ci wyśmienicie życie. System GTD (Getting Things Done) rekomenduje sposób katalogowania maili – po przeczytaniu od razu decydujesz, do którego katalogu przenieść maila. Do wyboru (jako uzupełnienie lub alternatywę) masz również coś, co nazywa się Desktop Search – czyli wyszukiwarka ‘wszystkiego’, co trzymasz u siebie na komputerze: maili, plików, kontaktów i co ważne załączników maili.
Polecam instalację jednego z dwóch w zależności od preferencji: Google Desktop Search lub Windows Desktop Search . Zaznacz przy konfiguracji, że interesuje Cię również przeszukiwanie maili i archiwum – i po kłopocie. Gdziekolwiek potem wrzucisz maila – na pewno znajdziesz.
